Good Morning, Legend!

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Automatisierung und KI sind mächtige Werkzeuge, keine Frage.

Sie können dir Arbeit abnehmen, Prozesse straffen und deinem Team Zeit verschaffen.

Aber – und das ist der Knackpunkt – sie müssen mit Bedacht eingesetzt werden. Denn nicht jede Aufgabe braucht ein komplexes System.

Manchmal sind es die kleinen, gezielten Schritte, die den größten Unterschied machen.

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Gestern sprach ich mit einer Kundin. Sie wollte ihre Buchhaltung automatisieren. Auf den ersten Blick eine klare Sache – alles, was Routine ist, soll raus aus den Händen und ab auf Autopilot.

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Aber, mir wurde schnell klar, dass das, was sie wollte, nicht das war, was sie brauchte.

Ich bin mit ihr also erstmal ein paar Schritte zurückgegangen.

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Drei Schritte

Hier sind die drei Schritte, die ich ihr empfohlen habe, um Automatisierung sinnvoll einzusetzen, ohne das Team (und sich selbst) mit einer Flut neuer Tools zu überfordern:

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1. Potenziale erkennen

Die meisten Unternehmen nutzen bereits Tools. Sie decken einen Großteil der täglichen Arbeit ab.

Aber oft wissen sie gar nicht, dass es leistungsstarke Add-ons oder Extensions für diese Tools gibt. Die übernehmen spezifische Aufgaben wie die Rechnungsverarbeitung oder das Mahnwesen.

Solche Erweiterungen sparen Zeit und integrieren sich oft mit wenigen Klicks in bestehende Systeme.

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Tipp: Falls du unsicher bist, welche Erweiterungen die besten für deine Tools sind, kannst Du den folgenden Prompt in Perplexity hineinkopieren und an Dein Business anpassen.

Perplexity ist übrigens free und ideal für Recherche.

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Prompt:

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Erweiterte Tipps:

1. Anpassbarkeit: Die KI startet mit einer ausführlichen Bedarfsanalyse, was sicherstellt, dass nur relevante Add-ons empfohlen werden, die perfekt auf die Prozesse deines Unternehmens abgestimmt sind.
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2. Branchenspezifische Relevanz: Durch die Aufforderung, branchenspezifische Best Practices zu berücksichtigen, erhältst du Empfehlungen, die in deiner Industrie bereits Erfolg gezeigt haben und somit eine höhere Relevanz besitzen.
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3. Effizienzfokus: Die Aufforderung, nur Add-ons auszuwählen, die konkrete Effizienzsteigerungen bringen, vermeidet eine überflüssige Ansammlung von Tools und garantiert praxisnahe Empfehlungen.

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2. Zeitfresser aufdecken und gezielt automatisieren

Bevor du dich auf eine Komplettlösung stürzt, ist es hilfreich, einmal den Alltag zu durchleuchten:

Welche Aufgaben fressen die meiste Zeit und kommen ständig wieder?

Für diese Prozesse gibt es oft spezialisierte KI-Lösungen, die sich leicht integrieren lassen und automatisch den Überblick behalten. Diese Anwendungen schaffen nicht nur Freiraum für strategische Aufgaben, sondern reduzieren auch Fehler.

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Tipp: Nutze wieder Perplexity oder Claude, um einen klaren Blick auf die Zeitfresser in deinem Alltag zu bekommen.

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Prompt:

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Tipp:

• Indem du die KI bittest, zuerst Fragen zu stellen, konzentrierst du dich gezielt auf die häufigsten und zeitintensivsten Aufgaben.
• So erhältst du praktikable Automatisierungslösungen, die wirklich einen Unterschied machen, und vermeidest unnötige Komplexität.

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3. Prozesse standardisieren, bevor du automatisierst

• Bevor alles automatisiert wird, solltest du sicherstellen, dass die Abläufe reibungslos und klar dokumentiert sind.
• Denn Automatisierung ist am effizientesten, wenn Prozesse vorher standardisiert wurden.
• Eine saubere Struktur erleichtert den Übergang zur Automatisierung und sorgt dafür, dass dein Team nicht in einem Wirrwarr aus Updates und Sonderfällen hängen bleibt.

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Tipp: Verwende die KI, um die besten Standards und Vorlagen für deine Abläufe zu entwickeln. Standardisierte Prozesse ermöglichen es dir, mit Leichtigkeit von manuellen zu automatisierten Aufgaben überzugehen und schaffen Klarheit im Team.

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Prompt:

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Erweiterte Tipps:

• Betonung auf Nachhaltigkeit und Effizienz: Die Formulierung „nachhaltige Standards“ und „wartungsarm“ lenkt den Fokus der KI auf Lösungen, die auch in Zukunft minimal angepasst werden müssen.
• Direkte Ausrichtung auf Automatisierung: Indem der Prompt „Prozessstandards“ und „konkrete Schritte zur Standardisierung“ betont, wird die KI dazu angeregt, sofort umsetzbare und spezifische Vorschläge zu machen, anstatt allgemeine Empfehlungen.
• Beraterrolle schärfen: Die Anrede als „erfahrener Prozessoptimierungs-Berater“ verdeutlicht, dass die KI auf einer höheren, strategischen Ebene denken und dabei die langfristigen Ziele im Blick behalten soll.

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Warum ich das teile

Automatisierung kann Großartiges leisten, aber sie funktioniert nur dann effektiv, wenn sie punktgenau und gezielt eingesetzt wird.

Es geht nicht darum, die neueste Technologie um jeden Preis zu haben, sondern darum, die richtigen Dinge zu automatisieren und dadurch echten Mehrwert zu schaffen.

Automatisierung ist eine Möglichkeit, dich und dein Team von Routineaufgaben zu befreien und euch Raum für das Wesentliche zu geben.

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Heute: Kickoff-Call zur Smart Business Community

Wenn dich interessiert, wie du KI und Automatisierung gezielt und sinnvoll einsetzt, lade ich dich herzlich zum heutigen Kickoff-Call meiner Smart Business Community ein!

Hier sprechen wir darüber, wie wir Automatisierung nicht als Selbstzweck nutzen, sondern als Mittel, um unser Business strategisch auf das nächste Level zu bringen.

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Ein paar Themen, die wir im Call ansprechen:

• Roadmap - Was kannst Du die nächsten Monate erwarten
• Automatisierung, wo am besten anfangen
• Q&A zu KI und Automatisierung

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Ich freue mich darauf, dich heute Mittag im Call zu sehen!

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Cheers,

Karolyne

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PS. Die Community ist ideal für Unternehmer, die ihre Prozesse durch KI und Automatisierung sinnvoll optimieren wollen.
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Hier geht es nicht um Tools um jeden Preis, sondern um Lösungen, die wirklich etwas bewegen und dir mehr Zeit für das geben, was dir wichtig ist.

PPS. Wenn dich einer dieser Punkte angesprochen hat oder du Fragen hast, antworte gerne auf diese E-Mail. Ich bin hier, um dir zu helfen.

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